Wie lange wir Daten aufbewahren

Entwurf

Diese Seite ist ein Entwurf, geschrieben anhand des Codes und der Server-Konfiguration am 14. Oktober 2026. Sie ist noch nicht anwaltlich geprüft und nicht unterschriftsreif. Sie beschreibt, was Clubkit heute tatsächlich tut; offene Punkte sind als offen markiert.

Anlage 3 zum AVV: wann Daten gelöscht oder anonymisiert werden. Kurz gesagt: zwei Jahre nach dem Austritt eines Mitglieds oder früher auf Wunsch.

Grundsatz

Daten eines Mitglieds werden zwei Jahre nach dem Austritt gelöscht bzw. anonymisiert, oder früher auf Wunsch der Person.

„Austritt" heißt in Clubkit: Die Mitgliedschaft ist auf inaktiv gesetzt (durch die Vereinsverwaltung oder, bei Kindern, durch einen Erziehungsberechtigten über „Verein verlassen").

Offen: Die automatische Anonymisierung zwei Jahre nach dem Austritt ist noch nicht gebaut. Bis dahin setzt sie die Vereinsverwaltung bzw. der Anbieter auf Anfrage um. Geplant ist ein täglicher Server-Job, der inaktive Mitgliedschaften nach Ablauf der Frist anonymisiert, wie unten unter „Konto löschen" beschrieben.

Konto löschen (auf Wunsch der Person)

Jede Person kann ihr Konto in der App selbst löschen (mit Passwort-Bestätigung). In einem Schritt passiert dann:

• Fan-Mitgliedschaften (Verein folgen) werden gelöscht.
• Alle anderen Mitgliedschaften werden anonymisiert: Der Name wird durch „Gelöschtes Mitglied" ersetzt, die Mitgliedschaft wird inaktiv, und alle persönlichen Felder werden geleert: Telefon, Geburtsdatum, Notfallkontakt, medizinische Hinweise, E-Mail, Einladungs-E-Mail, Profilfoto und Mitgliedsfoto (die Bilddateien werden gelöscht), Anzeige auf der Website aus, Sonderrechte und Trainerzuordnungen entfernt.
• Bleibt erhalten (ohne Personenbezug): die anonymisierte Mitgliedschaft mit ihrer Vereinsgeschichte (Zu- und Absagen, Anwesenheit, Aufstellungen, Spielereignisse, Kaderplätze) und die Beitragsdatensätze des Vereins (ohne Notizen der Verwaltung). Grund: Spielberichte und Statistiken des Vereins bleiben stimmig.
• Wird gelöscht: eigene Verfügbarkeitseinträge mit Notizen, Wartelisten-Einträge, Einladungen an die Person, das Benutzerkonto mit Sitzungen, Login-Daten, Geräten (Push-Token) und Benachrichtigungseinstellungen.
• Einladungen, die die Person selbst verschickt hat, gelten weiter, ohne Bezug auf sie.
• Vereinsinhaber können ihr Konto erst löschen, wenn sie die Inhaberschaft übertragen haben.

Beim Löschen eines Kontos werden auch die Nationalität entfernt und die Spielpositionen geleert.

Mitglieder ohne Konto

Die Vereinsverwaltung kann Mitglieder, die kein eigenes Konto haben (nur im Kader eingetragen), vollständig löschen.

Offen: Für Mitglieder mit Konto kann die Vereinsverwaltung heute nur „inaktiv" setzen, aber nicht selbst anonymisieren. Löschwünsche gegenüber dem Verein setzt bis dahin der Anbieter auf Anfrage um.

Daten exportieren

Jede Person kann ihre Daten in der App selbst als Datei exportieren (Konto, Mitgliedschaften, Zu- und Absagen, Anwesenheit, Verfügbarkeit, Einladungen, Mannschaften, Aufstellungen, Beiträge, Geräte, Benachrichtigungseinstellungen). Passwort-Hashes, Sitzungs- und Push-Token sind nicht enthalten.

Kinder und Jugendliche

• Bis zur Übergabe verwalten die Erziehungsberechtigten das Profil und die Einwilligungen ihres Kindes (z. B. für Fotos).
• Ab dem Übergabealter, das der Verein festlegt (zwischen 12 und 17 Jahren, Standard 14), kann das Kind ein eigenes Konto übernehmen. Die Erziehungsberechtigten sehen danach weiter mit, ändern aber nicht mehr.
• Löscht ein Jugendlicher unter 18 sein Konto, wird die Mitgliedschaft nicht anonymisiert: Sie geht an die Erziehungsberechtigten zurück, die sie wieder verwalten. Einwilligungen, Foto und Verlauf bleiben. Den Verein verlassen ist ein eigener Schritt der Erziehungsberechtigten.
• Mit 18 enden alle Verknüpfungen mit Erziehungsberechtigten automatisch (täglicher Server-Job); die Erziehungsberechtigten bekommen eine E-Mail. Hat die Person dann noch kein eigenes Konto, werden alle Einwilligungen auf „nein" gesetzt, bis sie selbst entscheidet.
• Mit 17½ erinnert Clubkit die Erziehungsberechtigten einmal per E-Mail an die Übergabe.
• Verein verlassen durch einen Erziehungsberechtigten: Die Mitgliedschaft wird inaktiv, die Verknüpfungen mit den Erziehungsberechtigten enden. Ab dann läuft die Zwei-Jahres-Frist.
• Unter-18-Jährige können keine Sonderrechte (z. B. Medien- oder Aufnahme-Rechte) erhalten; der Server lehnt das ab (ab Runde 05).

Einwilligungen

Einwilligungen (intern, Vereinswebsite, Facebook, Instagram, Presse) werden als Verlauf gespeichert: jede Entscheidung mit Zeitpunkt und der Person, die sie getroffen hat. Ein Widerruf wirkt sofort für die Zukunft (z. B. verschwindet die Person aus dem Kader auf der Website). Der Verlauf bleibt als Nachweis erhalten.

Weitere Fristen

Daten	Frist heute
Versandprotokoll für E-Mails und Push (Warteschlange)	30 Tage nach Versand bzw. endgültigem Fehlschlag
Push-Token	gelöscht, sobald Apple/Google das Gerät als abgemeldet melden, und mit dem Konto
Termine, Zu- und Absagen, Spiele auf Geräten von Mitgliedern, Erziehungsberechtigten und Fans	nur die letzten 12 Monate; Ältere werden von den Geräten entfernt (auf dem Server bleiben sie für Vereinsverwaltung und Trainer)
Lokale Daten auf dem Gerät	gelöscht beim Abmelden
Zurückgezogene Beitrittsanfragen	sofort gelöscht
Datensicherungen	30 Tage; gelöschte Daten können bis dahin in Sicherungen noch vorhanden sein
Daten eines Vereins nach Vertragsende	siehe AVV Ziffer 11

Offen:

• Entschiedene (angenommene oder abgelehnte) Beitrittsanfragen werden nicht automatisch gelöscht.
• Abgelaufene Sitzungen (mit IP-Adresse und Gerätekennung) werden nicht automatisch aufgeräumt (prüfen).
• Die Aufbewahrungsdauer der Server-Protokolle ist nicht festgelegt.
• Ob die Beitragsdatensätze nach steuer- oder vereinsrechtlichen Fristen länger aufbewahrt werden müssen, entscheidet der Verein.